L’obeya, oobeya en japonais, c’est « la grande salle ». Et en Lean, c’est la grande salle dans laquelle se retrouvent différents contributeurs, autour d’un animateur, pour obtenir une vision partagée de la situation et prendre les bonnes décisions ensemble, sur les sujets qui le méritent.

L’obeya favorise la collaboration transverse, il en existe plusieurs types.

Les grands principes de l’obeya

L’obeya s’adresse à un groupe de personnes qui collaborent sur un projet. Elle est animée par un chief engineer (ingénieur en chef) qui a peu ou aucun lien hiérarchique avec le groupe. Dans la pratique, le chief engineer fédère le groupe par son leadership et non par son autorité. L’obeya l’aide à y parvenir.

Dans l’informatique, ce rôle est assuré / assumé par un chef de projet ou un directeur de projets. Le groupe comporte par exemple un architecte, quelques développeurs, un ou plusieurs testeurs, un intégrateur, etc…

L’obeya est une grande salle qui comporte 7 panneaux, c’est un standard :

  1. objectifs et vision
  2. voix du client et préférences
  3. produits cible et intermédiaires
  4. macro plan
  5. pilotage de la production (ou planning à court terme, ou microplan)
  6. indicateurs de performance
  7. résolution de problèmes.
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Dessin de Pierre Jannez

 

En un mot, la magie de l’obeya de projet est celle du management visuel appliqué à la conduite de projet, en Lean informatique :

  • – comprendre ensemble : ce que l’on doit construire, ce que l’on saura faire a priori facilement et ce qui va demander plus d’exploration ou d’imagination,
  • – voir ensemble : comment le projet avance, est-ce que tout va bien, quelles sont les difficultés concrètes à adresser,
  • – agir ensemble : se mettre d’accord au fil de l’eau sur des actions concrètes pour revenir à une situation normale et les mettre en œuvre immédiatement.

 

L’obeya de projet

En matière de Lean en informatique, l’obeya sert soit à développer de l’agilité dans les projets –on vise alors à livrer plus vite-, soit à livrer à l’heure des projets structurants comme par exemple la création de systèmes d’information qui répondent à un besoin réglementaire.

Dans tous les cas, l’obeya favorise :

  • – la collaboration entre les membres du projet. Les tensions disparaissent, ce qui était implicite devient explicite et l’équipe projet avance ensemble ;
  • – la qualité par l’élimination des défauts/bugs très en amont dans la construction ;
  • – la baisse des coûts pour plusieurs raisons : on ne développe que ce qui est utile, la qualité est bonne donc les coûts de correction disparaisse, les besoins d’arbitrage, comitologie, replanification, etc… diminuent,

et surtout, le produit livré plait aux clients / utilisateurs.

L’obeya de management

Elle est destinée à un cadre et ses adjoints dans le cadre d’une transformation Lean. En effet, l’obeya est LA réponse structurée à la question si fréquemment posée : « mes équipes font du Lean, sur le terrain. Tout s’améliore et nous sommes très satisfaits. Mais comment embarquer vraiment nos managers ? ». Il faut envisager de la mettre en place dans le cadre de toute transformation Lean car elle permet de :

  • clarifier les buts,
  • décider au quotidien,
  • – travailler ensemble,
  • comprendre la charge.